Podcast: „Sachbezüge optimal nutzen“
15 Juli 2024
In Folge #98 des Podcast „Sei doch nicht besteuert“ sprechen Fabian Walter alias 'Steuerfabi' und Christian Gebert von steuerberaten.de mit unserem CEO Andreas Sticha über steuerfreie Gehaltsextras und wie man Sachbezüge optimal nutzt.
Deutschland ist nicht nur bekannt für sein kompliziertes Steuerrechtssystem und Spitzensteuersätze von über 40 Prozent, sondern ist aktuell auch ein Land mit einem starken Arbeitnehmermarkt. Steuerfreie Gehaltsextras in Form von Sachbezügen können da gleich in mehrfacher Hinsicht Vorteile mit sich bringen.
Fabian Walter, besser bekannt als Steuerfabi, mit mehreren hunderttausend Followern auf Instagram und Tiktok und Christian Gebert, Steuerberater und Geschäftsführer von steuerberaten.de tauchen im Gespräch gemeinsam mit Deutschlands Pluxee CEO Andreas Sticha tief ein in die steuerlichen Rahmenbedingungen, zeigen rechtliche Stolperfallen auf und beleuchten die Win-win-Situation für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden in Zeiten von Inflation und Krisen.
Warum gibt es eigentlich steuerfreie Sachbezüge?
„Naja, eigentlich hängt das mit der Vereinfachung zusammen“, weiß Steuerberater Christian Gebert. In erster Linie möchte der Gesetzgeber es Unternehmen erlauben ihren Angestellten die ein oder andere Aufmerksamkeit zukommen lassen zu können, ohne, dass sich der Arbeitgeber bei jedem gemeinsamen Mittagessen oder Blumenstrauß „sofort mit der Frage auseinandersetzen muss, muss ich das jetzt besteuern oder nicht? Dafür gibt's diesen 50-Euro-Betrag“.
„Und dann gibt's natürliche pfiffige Steuerberater plus auch Unternehmen. [...] Es macht ja Sinn, dann eine Lösung zu finden, wo man sagt, diese 50,– Euro nutze ich jeden Monat aus. [...] Und im besten Fall noch für etwas, wo sich die Mitarbeiter selbst aussuchen können, was sie denn damit machen“, so Christian Gebert weiter. Und genau dafür gibt es Gutscheinsysteme wie das von Pluxee.
Steuerfabi ergänzt: „Und es müssen beim 50,– Euro Sachbezug jetzt auch keine Vollzeitangestellten sein, ja, sondern es können auch Minijobber/Minijobberinnen sein, denn steuer- und sozialversicherungsfreie Gehaltsextras zählen nicht in die Verdienstgrenze vom Minijobbern rein. Das wissen viele nicht, dass es die Möglichkeit gibt, dann eben mehr als dann aktuell 538,– Euro pro Monat im Minijob zur Verfügung zu stellen. Also wenn jetzt jemand vielleicht hier zuhört, der Unternehmer/Unternehmerin ist und 'n Minijobber/eine Minijobberin beschäftigt und vielleicht nicht 1.000 oder 2.000 Mitarbeiter hat. Das geht auch eben für Teilzeit-, geringfügig Beschäftigte, für Minijobber, Minijobberin.“
50 Euro Freibetrag vs. 60 Euro Freigrenze
Dabei unterscheidet der Gesetzgeber zwischen dem 50 Euro Freibetrag für den monatlich wiederkehrenden Sachbezug und der 60 Euro Freigrenze für persönliche Anlässe einer und eines Angestellten. „Jetzt geht’s also wirklich um eine Freigrenze, die, wenn man sie überschreitet, dazu führt, dass der Steuervorteil wegfällt. Und das ist eben immer dann gegeben, wenn man einen besonderen persönlichen Anlass des Mitarbeiters hat. Beispielsweise die Hochzeit, die Geburt des Kindes, die Taufe, aber natürlich auch Geburtstage, Jubiläen der Mitarbeiter oder auch wenn jemand verabschiedet wird, dann will man natürlich den Unternehmen zugestehen, ihren Mitarbeitern auch etwas zuzuwenden, weil es einfach auch gesellschaftlich ja erwartet wird, dass man da nicht mit leeren Händen kommt, wenn es so ein persönliches Ereignis ist und das will man natürlich nicht versteuern“, weiß Christian Gebert.
In der Praxis führt das immer noch in vielen Unternehmen zu dem obligatorischen Blumenstrauß, „über den sich der ein oder andere oder die ein oder andere vielleicht freut, ein, zwei Tage, aber eigentlich dann doch sagt, hätt ich doch lieber genommen, um das auf meine Konto zu legen für meine Kreditkarte, mit der ich mir dann irgendwann was Größeres kaufen kann, wovon ich mehr habe“, führt der Geschäftsführer von steuerberaten.de aus. „Und deswegen sollte es natürlich auch sein, also ist es aus meiner Sicht auch im Sinne der Arbeitnehmer, wenn man für diese persönlichen Anlässe wie den Geburtstag eben keinen „nicht jeder kriegt denselben Blumenstrauß“, sondern die kriegen eben auch so eine Aufladung auf ihre Kreditkarte, die sie dann verwenden können, sich das zu leisten, was Sie gerne hätten. Und das ist eben auch möglich, ja. Also ein oder mehrfach im Jahr, je nachdem, wie viel persönliche Anlässe vorliegen, kann man eben bis zu sechzig Euro auf diese Karte aufladen.“
Gutscheinkarten-System bietet vielfältiges Akzeptanznetzwerk
„Mit typischen Sachleistungen geh ich natürlich als Arbeitgeber ein gewisses Risiko ein, dass ich halt nicht jeden damit glücklich mache. Und was in einem Gutscheinsystem innewohnt, wo dahinter Tausende Akzeptanzpartner von unterschiedlichen Branchen stecken, ist, dass sich jede Arbeitnehmerin, jeder Arbeitnehmer je nach seinen Bedürfnissen, je nach seinen Wünschen seinen Einkauf gestalten kann, wie er oder sie möchte“, weiß Andreas Sticha. Dabei ist es wichtig, um die Steuer- und Abgabenfreiheit zu gewährleisten, dass der Sachbezug nicht in Bargeld gewandelt werden darf. Daher kann mit der Prepaid-Karte auch kein Geld abgehoben werden.
Der Sachbezug in der Praxis
Steuerfabi Fabian Walter kennt beide Seiten, die als Benefits Card-Nutzer und die als ausgebender Arbeitgeber: „Ich bin ja Angestellter in meiner eigenen GmbH und natürlich dann auch Gesellschafter. Und ich kenn natürlich auch die Abwicklung und die ist sehr einfach. Also man bekommt dann eben eine Rechnung und es wird dann einfach auf die Karte per SEPA-Firmenlastschriftmandat gebucht. Also ich hab keinerlei Verwaltung oder ganz minimalsten Verwaltungsaufwand für dieses Gehalt, aber spare mir natürlich als Arbeitgeber für meine Arbeitnehmer/Arbeitnehmerin dann auch Sozialversicherungsbeiträge, weil wenn ich so eine Gehaltserhöhung mache von 50 Euro jeden Monat, dann kostet mich das ja nicht 50,– Euro, sondern ich hab natürlich auch noch Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung. Beim Arbeitnehmer, der also nicht 'n Grenzsteuersatz hat von vierzig Prozent beispielsweise, dann bleiben mir einfach gerechnet mit den Sozialversicherungsbeiträgen von 'ner Gehaltserhöhung von 50,– Euro, vielleicht 25,– Euro übrig.“
Also das ist natürlich auch noch mal 'n Punkt, wenn man sich jetzt überlegt, okay, wie gestalte ich denn vielleicht auch den Arbeitsvertrag mit meinen Angestellten? Will ich dann komplett auf Gehaltsextras verzichten? Da ist man ja eigentlich, ja, Entschuldigung für die Ausdrucksweise, aber blöd, wenn man das nicht mit einbezieht.
– Fabian Walter, Steuerfabi
Pluxee Deutschland CEO Andreas Sticha weiter: „Uns ist es ganz, ganz wichtig, ja, dass wir einerseits den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern eine große Vielfalt bieten. Der Arbeitgeber, die Firma, die diesen Fringe Benefit verwaltet, möglichst wenig Arbeit damit hat, aber und jetzt komm ich zu dem einen Punkt, alles beginnt damit, dass es unsere Verantwortung ist, dass wir unseren Kunden ein System zur Verfügung stellen, dass die 100%ige Einhaltung der steuerrechtlichen Rahmenbedingungen erfüllt. Weil, das andere ist unabdingbar, ein attraktives Produkt zu haben, aber das ist die Grundvoraussetzung, die wir liefern. Das heißt, unsere Kunden können sich darauf verlassen, dass es ein steuerkonformes Produkt ist, wo auch nachhaltig die Steuerfreiheit und die Steueroptimiertheit für den Arbeitgeber und eben für seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gegeben ist.“
Inflationsausgleichsprämie mit Ablaufdatum
Laut Statistischem Bundesamt haben mehr als drei Viertel (77,9 %) der Tarifbeschäftigten in Deutschland seit Oktober 2022 eine Inflationsausgleichsprämie erhalten oder werden eine solche Prämie gemäß Tarifvertrag noch bis zum Jahresende ausgezahlt bekommen. Dabei liegt der durchschnittliche Auszahlungsbetrag nach Ergebnissen der Statistik der Tarifverdienste pro Person bei 2.761 Euro.
Die hohe Präsenz der Inflationsausgleichsprämie am deutschen Markt in Verbindung mit der Befristung bis Ende diesen Jahres, sieht der Pluxee Deutschland CEO als große Herausforderung für zahlreiche Arbeitgebende in diesem Land: „Ich glaube, gerade da wird die besprochene 50,– Euro Sachbezugsregel ein Auffangbecken sein für viele Arbeitgeber, die ihren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern das in den letzten Jahren gegeben haben und sagen, „jetzt kann ich das nicht mehr tun“. Da kann man sagen, es gibt etwas anderes, das ist beständig, das ist der 50,– Euro Sachbezug. Und die Benefits Card von Pluxee ist da ganz sicher ein sehr schönes Substitut dafür.“
Essenszuschüsse in der Praxis
Steuerfabi: „Eine weitere Möglichkeit sind tatsächlich Essensgutscheine. Es ist auch ja eigentlich der Wahnsinn, wie kleinteilig manche Regelungen sind, ja? [...] Vielleicht nennen wir die grade mal, also für 'n Mittag- und Abendessen 4,13 Euro und dann gibt's eben noch den Anteil von 3,10 Euro. Wenn ich jetzt richtig gerechnet hab, 7,23 Euro pro Tag, die man dann ja dem Arbeitnehmer/der Arbeitnehmerin arbeitstäglich für so ein Mittagessen beispielsweise zur Verfügung stellen kann.
[...] 3,10 Euro sind da komplett steuerfrei, die bezuschusst werden können und der Sachbezug 4,13 Euro, das kann man pauschalieren mit 25% als Arbeitgeber. Und der Vorteil ist, man spart sich dann auch die Sozialversicherungsbeiträge. Ist fast eine Nullrechnung, weil 25% pauschale Lohnsteuer und dann, ja, sagen wir mal, etwa bisschen drunter, aber etwa 25% Sozialversicherungsbeiträge. Da komme ich dann wieder als Arbeitgeber zu dem Punkt, dass ich mir da auch Geld spare und der Arbeitnehmer/die Arbeitnehmerin das dann eben auch brutto gleich netto ausgeben kann.
Es ist so, wenn man nicht mehr als fünfzehn Essen pro Monat stellt, dann fallen umfangreiche Dokumentationspflichten weg. Deswegen ist eigentlich so der Usus, man hat fünfzehn Gutscheine pro Monat eben über diesen Betrag und dann kann man eben im Regelfall dann Mittagessen gehen. Ja, das ist ja ein sehr spannendes Thema, vielleicht kannst Du uns da mal einen Einblick geben, vielleicht erst mal das Produkt von Pluxee, wie wird das umgesetzt? Also wie ist die Praxis da? Und vielleicht auch mal, wo ist da vielleicht auch so ein paar Problemchen gibt, die andere Länder so nicht haben.“
Andreas Sticha: „Ja, das ist ein bisschen mein Herzensthema. Das ist auch, wenn ich sage Pluxee oder vormals Sodexo ist seit 45 Jahren am deutschen Markt, dann war es mit dem Restaurant Gutschein. Und wenn ich sage Restaurant Gutschein, dann spreche ich im Moment in Deutschland zu hundert Prozent von einem Papiergutschein. Und während viele andere Benefits vielleicht ja nicht immer für jeden Mitarbeiter/Mitarbeiterin passend ist, wenn wir an Mobilitätsdienstleistungen denken, wenn wir an Kinderbetreuungsgutscheine denken, wenn wir an Altenbetreuungsgutscheine denken, dann ist der Verpflegungsgutschein per Definition etwas, food at work, essen tun wir alle. Und 12 Millionen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben in Deutschland die Möglichkeit, in eine gestützte Betriebskantine zu gehen. Aber die anderen 22 Millionen haben das nicht und deswegen macht es eben so viel Sinn, dass es auch eine Steuerbefreiung für Essensgutscheine gibt.“
Was können wir von anderen europäischen Ländern lernen?
Andreas Sticha: „Eines, bevor ich zu anderen Ländern auch komme, es hat sich ja auch massiv geändert. Wir alle erinnern uns, als im Frühjahr 2020 die Pandemie die ganze Welt erreicht hat und sich unsere Arbeitswelt massiv geändert hat. Homeoffice ist gekommen, um zu bleiben. Somit hat sich natürlich auch die Verpflegung hier geändert. Weiters ist ein enormer Digitalisierungsschub passiert. Also ich kann mich erinnern, wir als Unternehmen, wir waren innerhalb von zweieinhalb Tagen, waren 95 Prozent aller Positionen zu Hause einsatzfähig. Das wäre vorher nie denkbar gewesen. Das heißt, wir haben einen enormen Wandel verspürt und was wir allerdings am deutschen Markt sehen, ist, dass die Verbreitung von Essensgutscheinen weit hinterherhängt. Und der Grund ist, weil die Digitalisierung nicht passiert.
[...] Und dieses Déjà-vu-Erlebnis, das nicht erlaubte kumulierte Verwenden, hat ja in den Lohnsteuerrichtlinien durch den Verbot des Vorratskaufs Einlass bekommen und eigentlich zu einer Zeit, wo es ja wirklich nicht verständlich war, ich komme wieder zurück: wir sitzen im Homeoffice. Das würde bedeuten, ich muss jeden Tag hinuntergehen zum Edeka, zum Rewe, zum Fleischhauer, zum Fast Food Laden, mir dort das Essen kaufen und das am nächsten Tag wieder tun, anstatt was die normale Gewohnheit ist, dass ich einmal in der Woche gehe, mir das einkaufe oder natürlich täglich esse. Die Zweckwidmung ist ja gegeben, dass es für nichts anderes als die Verpflegung verwendet wird. Mehr kann nicht ausgegeben werden, weil es mit fünfzehn pro Monat limitiert ist, die Ausgabe vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer. Also eine solche Flexibilisierung, Abbildung der modernen Arbeitswelt würde auch in Deutschland – das ist eine Wette, die ich abgebe – innerhalb von drei Jahren zu einer 100%igen Digitalisierung führen. Und diese Digitalisierung ist die Voraussetzung auch für die Attraktivität, dass es breiter angenommen wird. Tut mir leid, dass ich ein bisschen ausgeholt habe, aber das ist für mich persönlich eine spannende Geschichte, weil's halt wirklich ein persönliches Erlebnis ist und ich hier nicht von etwas Theoretischem spreche, sondern von etwas, was wir in Österreich durchgelebt haben und ich somit sagen kann, was in Deutschland passiert, wenn hier das staatliche Rahmenwerk der modernen Welt angepasst wird.“
Also ich glaube, es ist wirklich diese Kombination von, also mehr Netto vom Brutto im Geldbörserl und steueroptimiert für den Arbeitgeber. Und gleichzeitig schon ein Erlebnis als Arbeitnehmer, wo man positiv an seinen Arbeitgeber denkt und sagt, ui, der tut etwas für mich.
– Andreas Sticha, CEO Pluxee Deutschland
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